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Funciona el proceso administrativo en su empresa?

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Continuando con las entregas de auditoría administrativa, en esta oportunidad desarrollamos un caso práctico para ilustrar la importancia de la auditoria administrativa como herramienta para evaluar el desempeño de una gestión, para analizar el proceso administrativo nos ayudamos de un cuestionario  estructurado con preguntas que evalúan la calidad del proceso administrativo, es decir la calidad con que se Planea,  organiza, ejecuta y controla  una organización.
  • Planear:  especificar los objetivos y la manera como alcanzarlos.
  • Organizar: ¿Cómo se maneja la delegación, y se asumen responsabilidades en los distintos niveles?.
  • Ejecución: ¿Cómo se toman las decisiones?.
  • Coordinación: ¿Cómo se enlazan las actividades unas con otras?.
  • Control: ¿Cómo se monitorea las actividades planeadas?.
El propósito de aplicar este cuestionario de preguntas es  identificar “vacíos” en la gestión administrativa que pueden representar oportunidades para mejorar la calidad de la gestión, por otra parte es un indicador de la eficiencia en el manejo de los recursos. En cada ítem se realiza una interpretación del hecho administrativo como fundamento de una sólida práctica administrativa.

I. Planeamiento

1.1. Existe un proceso de planeación formal  ¿hay planes escritos? ¿Son consistentes,  coherentes y oportunos con los objetivos y políticas Institucionales? (SI-NO-A VECES)
 
Un Plan está bien estructurado, cuando muestra  coherencia y consistencia con los objetivos y la misión de la Institución, es decir debe existir un equilibrio entre los recursos y capacidades con los objetivos deseados para que las metas se cumplan. Por otro lado, los planes y las acciones que se desarrollan deben estar en armonía con las políticas generales  de la Institución  a fin de orientar adecuadamente la marcha administrativa de la empresa.
 
1.2. ¿Se lleva a cabo, la planeación operativa o de corto plazo?  (SI-NO-A VECES) 
 
El plan operativo u de Corto Plazo, es un proceso que abarca objetivos y metas sectoriales y un conjunto de actividades previstas para realizarse en un plazo de uno ó dos años (máximo).  En algunas Instituciones,  dichas acciones futuras están contenidas en un documento denominado “Plan Operativo Institucional” Para que un plan POI tenga eficacia en la gestión, debe  estar sincronizado con el Plan de largo plazo, y ser objeto de control de la dirección, bien coordinado con las dependencias y  difundido entre las unidades para su cumplimiento. 
 
1.3. ¿Se realiza control sobre el plan operativo en función a una programación? (SI-NO-A VECES)
 
La ejecución de los planes operativos debe controlarse de acuerdo a un programa de actividades, (que indique tiempo y responsables para cada actividad).  Este trabajo es de responsabilidad de las jefaturas medias o de las dependencias.
 
1.4. ¿Se formulan planes Estratégicos de mediano y largo plazo? Estos planes se hallan actualizados? (SI-NO-A VECES)
 
La existencia de planes estratégicos de mediano y largo plazo, asegura la continuidad  de la marcha administrativa de la empresa ó entidad para un horizonte largo,  mayor a cinco años, en este documento de gestión deben quedar claramente definidos la orientación estratégica de la entidad, (fortalecimiento institucional,  los objetivos  y las inversiones estratégicas  y los planes de desarrollo institucional o corporativo). Los planes de mediano y largo plazo son insumos claves  porque a través de ella se elabora el presupuesto.
 
1.5. ¿Se realiza la programación de actividades en cada unidad o dependencia? (SI-NO-parcial)
 
Para facilitar el logro de los objetivos y metas debe formularse planes mas detallados, es decir realizarse una programación administrativa. Un programa se caracteriza por tener además de objetivos, metas, acciones, recursos,  tiempo para lograr los objetivos y las metas.
 
1.6. ¿Los planes y programas están expresados en presupuestos? (SI / NO)
 
El presupuesto debe obtenerse como consecuencia de la elaboración de los planes y programas. El presupuesto debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a los cambios inesperados o circunstanciales. En el sector privado, el presupuesto debe estar elaborado en base a escenarios y ser detallado por actividades. En las Instituciones Públicas se confeccionan por programas, de manera que cuando se realiza el control este no solo sea financiero sino también administrativo, es decir debe contener KEYs para medir el logro de metas parciales, desarrollo de proyectos, eficacia en la asignación de recursos, etc.
 
1.7. ¿Se asigna responsable para la conducción de los programas y del control presupuestal? (SI-NO)

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