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Funciona el proceso administrativo en su empresa?

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Tanto los programas como los presupuestos requieren de responsables para su ejecución y control.  Para un eficiente control presupuestal, los directores de los programas o proyectos específicos deben reunirse por lo menos una vez por semana con el director de la Institución e informar de sus avances y resultados para garantizar el cumplimiento de los programas y presupuestos.
 
1.8 ¿Los presupuestos se formulan con la debida anticipación para su aprobación (SI-NO-A VECES)

El presupuesto de la Institución debe estar listo con anterioridad de tres meses para su aprobación, esto a fin de integrar el demás presupuesto del sector y garantizar el cumplimiento de las prácticas presupuestarias en los plazos previstos en los programas.

II.  Organización

a) Organización formal

2.1. ¿La estructura administrativa actual responde a un estudio planificado por expertos? (SI-NO)
 
La estructura administrativa debe ser resultado de un estudio concientemente planificado.  El tamaño de la organización y de los niveles administrativos no puede estar supeditado a los caprichos de los jefes.  La estructura administrativa de una organización debe ser aquella que con un mínimo número de niveles administrativos sea capaz  de lograr el mayor grado de eficiencia y eficacia productiva.
 
2.2. ¿La estructura administrativa esta actualizada, conforme a los cambios organizacionales?
 (SI-NO)
 
La organización es un ser evolutivo, porque está conformado por personas, un cambio la afecta automáticamente, por eso es importante realizar evaluaciones periódicas de la organización a fin de mantenerla actualizada y buscar una mayor eficiencia administrativa  y ergo en el servicio que prestan a la colectividad, para  lograr este  propósito es importante que exista una unidad encargada de hacer esto, (organización y métodos, racionalización, etc.),  equipada con profesionales calificados en organización y tengan la autonomía necesaria para desarrollar sus actividades.
 
2.3. ¿Las funciones y responsabilidades de los empleados están adecuadamente expresados en Manuales de organización y funciones? (SI-NO)
 
En los manuales de organización de cada institución debe fijarse claramente las responsabilidades de cada empleado, los cuales deben ser de su perfecto conocimiento y estar actualizado de acuerdo a los nuevos roles que se desempeñan en la organización.  El conocimiento de sus funciones de cada empleado va a permitir una mayor eficiencia en el desarrollo de sus tareas y evitar duplicidades de esfuerzos.
 
2.4. ¿Esta balanceada la autoridad delegada con la responsabilidad asignada a los jefes? (SI-NO)
 
La responsabilidad de los jefes debe estar aparejada a su grado de autoridad.  La autoridad es el poder de decisión que tiene un Ejecutivo para resolver problemas en el ámbito de su competencia.  El hecho de delegar no significa que el superior inmediato abandone en tal forma su autoridad y responsabilidad, simplemente se amplía la base decisión y la responsabilidad colectiva de la organización.
 
2.5. ¿Los jefes tienen la suficiente confianza y delegan autoridad en sus subalternos? (SI-NO-A VECES)
 

Los jefes pueden tener temor de delegar por dos razones, uno por falta de personalidad y liderazgo y otro por no tener confianza en su gente. En el primer caso lo aconsejable ser desarrollar la capacidad gerencial de los jefes pero solo aquellos que demuestren talento y motivación, los que carecen de estas competencias, debe ser reasignados a funciones de menor responsabilidad (por ejemplo, puestos de especialistas).

 
¿Rinden los empleados informes a más de un  Jefe? (SI-NO-A VECES)
 

La duplicidad de mando es una de las manifestaciones de la improvisación y el desorden administrativo de una Institución y de la  productividad del personal.  En lo posible debe evitarse tales situaciones con la ayuda de un buen análisis administrativo.

 
2.6. ¿Existe una adecuada division del trabjo de los puestos que realizan las personas? (SI-NO, Parcialmente)
 

En toda organización debe existir una adecuada división del trabajo.  Esta división debe ser hecha no solo a nivel de dirección sino a nivel operativo, el trabajo debe ser asignado basado en un estudio real de las cargas administrativas para cada puesto, los niveles de autoridad y separación funcional.

 
2.7. ¿Los procesos y procedimientos administrativos reflejan  claridad, eficacia, simplicidad? (SI-NO-parcial)
 

Es muy frecuente observar en las organizaciones, la existencia de duplicación de labores y de trámites que entorpecen la gestión administrativa, esto ocurre generalmente por superposición funcional,  carencia de gente preparada, falta de normalización, deficientes sistemas informáticos, etc. Los procesos y procedimientos administrativos deben ser mejorados continuamente a fin de evitar  puestos innecesarios dentro de las entidades.

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