En este post, analizamos los procesos claves de la gestión de cobranzas, y mostramos como profundizar con las preguntas a aplicar en los cuestionarios o guías de entrevistas al personal involucrado en la gestión de créditos y cobranzas, el punto clave, recuerde es detectar las deficiencias en la gestión, en los procesos y procedimientos auditados de manera que nos permita profundizar en los hallazgos de la auditoria.
En esta línea lo que nos interesa conocer es, sí está funcionando correctamente el proceso de cobranzas, el procedimiento de la recuperación de cuentas malas, analizar la productividad global del área de créditos y cobranzas y medir su impacto en el costo y rentabilidad global de la empresa.
Proceso de cobranzas
- Mapee el procedimiento general empleado por la empresa para cobrar sus cuentas a cada uno de los grupos de clientes.
- Verifique, si las personas encargados de efectuar las cobranzas cumplen con los requisitos del puesto. (verificar si estas personas se encuentran afianzadas).
- ¿Se efectúan revisiones y controles permanentes de las cuentas por cobrar? (verificar los controles efectuados).
- ¿Se concilian las facturas emitidas, entregadas, devueltas, cobradas y cobrar en el día?
- ¿Existe un mapeo o recorrido para toda la zona de cobranza?
- ¿Cuál es la cuota promedio de cobranza de cada vendedor? (¿examinar el récord de cada cobrador?
Recuperación de las cuentas malas
- ¿Averigüe qué porcentaje de los créditos otorgados a los clientes se hallan en cartera morosa?
- Averigüe qué porcentaje de los créditos otorgados han sido entregados a asesoría legal y Cómo se vienen recuperando estos créditos. ¿Existe un informe legal para cada cliente?
- ¿Cómo se efectúa la reposición de las cobranzas? (verificar entregas de dinero y cargo efectuadas por los vendedores).
- ¿La empresa trabaja con algún banco para recuperar las cuentas “malas”?. ¿Qué resultados se han obtenido a través de este sistema?
- ¿La empresa ha contratado algún seguro para cubrir pérdidas de cuentas por cobrar? ( Verificar si ha habido alguna vez robos a los cobradores y cómo se ha resuelto).
Productividad del área de créditos
Para examinar la productividad del área de créditos siga dos pasos:
a) Evalué el costo/ beneficio de la política de crédito actual
En los costos, considere; los Costos del personal de cobranza, Costo financiero, Costos de demora y los costos de cobranza dudosa
Y en lo beneficios: el Incremento marginal de las ventas y el incremento marginal en las utilidades
Si el ratio costo- beneficio es < 1 la política de créditos es favorable y si, en cambio es > a 1 se considera inaceptable.
b). Evalué una data histórica de los resultados de la empresa
Analice la evolución de las ventas y de los saldos por cobrar.
Aplique los ratios (ver la relación Periodo medio de cobro, Cuentas por cobrar /venta al contado)
En base a estos procedimientos de auditoría de gestión, Usted podrá reunir evidencia de la calidad de la gestión de cobranzas y de la productividad del área de créditos. Los resultados deben manejarse e interpretarse de manera integral para tener una opinión certera de las causas y efectos de los problemas de cobranzas y créditos así como de las conclusiones y recomendaciones que se plantea para dar el mejor correctivo a la empresa.
