Los dos tipos de riesgo a los que se enfrenta una organización cuando decide vender a crédito sus productos y servicios, son el riesgo de no vender sino se extiende el crédito a los clientes, y el riesgo de no cobrar en su plazo, el primero es una decisión de política de créditos y la segunda es una decisión de política de cobro, la auditoria administrativa en el área de créditos se centra en estos dos aspectos principales.
CRÉDITOS
El primer ítem a evaluar es la cartera de créditos, es importante analizar su composición y medir el riesgo de la cartera de créditos y cotejarlas con las decisiones de política tomadas. La información básica que se requiere para este fin, es:
- El saldo de cuentas por cobrar de los dos últimos periodos ( según balance)
- El detalle analítico de la cuenta clientes ( 2 últimos periodos)
- El Inventario de las cuentas por cobrar a la fecha (mediante arqueo)
- El saldo de cuentas incobrables, mediante arqueo y verificación del cliente.
- La Información sobre hábitos de pago y volumen de compra de los clientes
- El Estándar promedio de cobranza del mercado.
El siguiente paso, es establecer el grado de importancia de las cuentas de clientes, según su grado de contribución a los ingresos. (Utilice el Pareto) para determinar:
A: Clientes principales.
B: Clientes con regular volumen de compra
C: Clientes al menudeo.
Luego mida el riesgo de cada uno de estos grupos de clientes (Realizar una clasificación de riesgos, según el grado de recuperabilidad)
A: Clientes, que cumplen sus pagos habitualmente en la fecha pactada.
B: Clientes que se atrasan en sus pagos hasta 15 días promedio. (Plazo de gracia)
C: Clientes, que sobrepasan el límite máximo permitido.
El tercer paso es confrontar los datos obtenidos y elaborar un ranking para categorizar a los clientes, según su grado de recuperación:
A: Clientes selectos
B: Clientes buenos (falta concientizar)
C: Clientes de alto riesgo (deben ser retirados, si no cambian sus hábitos de pago)
Los resultados de estos análisis van a ayudar a determinar con qué grado de eficiencia se viene gestionando las cuentas de clientes y cual es nivel de riesgo asumido por la empresa por la concesión de los créditos. En qué medida la composición de las cuentas está contribuyendo a generar rentabilidad para el negocio, o si por el contrario la está debilitando, determinar si las condiciones internas favorecen a la buena gestión o la entorpecen, si la administración de la cartera refleja un equilibro adecuado entre rentabilidad y riesgo si la cartera se halla adecuadamente distribuida en los clientes y montos de créditos, o por el contrario se halla muy concentrado.
Política de créditos
La política de créditos se puede determinar de forma explícita (cuando está escrita en manuales o guías) o implícita a través de la lectura de las operaciones a crédito, para ello es importante conocer y evaluar lo siguiente:
- Cuál es el sistema o procedimiento que emplea la empresa para aprobar un crédito a un cliente X? (efectué un mapeo del proceso de aprobación de los créditos).
- Cuáles son los estándares de los créditos otorgados (plazos, montos, condiciones) para cada línea de producto o servicio.
- Analizar la rotación de cuentas x cobrar por tipo de cliente. Luego examine si estos términos medios son respetados por los clientes, ¿en qué medida?
- Establezca los costos y beneficios de la política de crédito actual.
Administración de las cuentas por cobrar
¿Revise la normatividad del crédito, y si estas se aplican a todos por igual o existen “preferencias” para algunos clientes? ( Confrontar calidad de los clientes con el riesgo de su cuentas)
Verifique si la empresa, dispone de sistemas adecuados para recoger información detallada y actualizada de la historia de pagos de cada cliente.
Averigüe si se da a conocer oportunamente a los clientes, el vencimiento de su cuenta (verificar consultas con los clientes).
Lo importante de este análisis es revisar la consistencia y la solvencia de la política de crédito, más allá de aspectos legales o contables, la auditoria administrativa busca recoger información que examine el proceso de decisión, la calidad información que se maneja, la organización y las personas involucradas en la decisión, así como las restricciones de tipo legal, financiero o comercial.
En conclusión, la auditoria de la gestión de crédito busca determinar y evaluar la calidad en el manejo de la cartera, la coherencia de la política de crédito, dado el margen de riesgo operativo y financiero asumido por la empresa.
