Los inventarios constituyen una parte muy importante de los activos de una empresa, la inversión depositada en los inventarios en un fabricante representa entre el 60 y el 70% de su capital de trabajo, en sus diferentes ítems materias primas, insumos materiales etc. y en el comerciante llega hasta el 90% por tanto, las decisiones que se tomen en relación a los inventarios impactan en la rentabilidad y liquidez de la empresa.
Mantener excesos de inventario, le resta liquidez a la empresa por la inmovilización de la inversión y no tener inventarios adecuados, resta la oportunidad de crear valor, por lo que se debe mantener un equilibrio financiero, es decir mantener un nivel óptimo de inventarios, en la práctica de los negocios depende de varias variables, el más importante de todos, conocer el grado de predictibilidad de la demanda, los precios, la distribución el transporte, la importancia del producto o bien para el proveedor, el ciclo de reposición de los inventarios, etc.
El mantenimiento de inventarios genera costos logísticos, estos costos son el costo de posesión de la mercadería, el costo de inmovilización, de obsolescencia, los seguros, además del espacio y tiempo de procesamiento de información o salida de materiales, para conocerlos es importante mapear todo el ciclo de la gestión del inventario,
El Objetivo de la auditoria de gestión del inventario es determinar, ¿En qué medida los inventarios contribuyen a mejorar la posición de costo de la empresa y si la inversión depositada en los inventarios tiene la suficiente rotación o movilidad para generar una rentabilidad adecuada y un cash Flow saludable para el negocio?.
Independientemente del tipo de inventarios que puede manejar una empresa, (inventarios permanentes o de tránsito, lotes de seguridad, de especulación, estacionales, intermediación y de aislamiento), lo que más debe poner atención el auditor de gestión en los inventarios es en los siguientes puntos:
- Determinar la inversión promedio en cada rubro del inventario (materias primas, en proceso, productos terminados, etc.)
- Calcular los ratios de eficiencia del inventario para cada grupo o familia de productos.
- Determinar los volúmenes de stock máximos y mínimos, lotes económicos y puntos de pedido para cada tipo de stock.
- Comparar los lotes económicos de compra con los niveles de stock en almacenes
- Analizar las bajas de inventarios por diversas causas
- Valorizar la inversión productiva y la inversión muerta
A partir de estos análisis, Usted podrá localizar los problemas potenciales que obstaculizan la eficiencia en el manejo de los inventarios y donde focalizar la atención para optimizar el costo del inventario y donde establecer reajustes en las Políticas de stock y/o de reaprovisionamiento.
Información necesaria
La información base sobre lo que hay que trabajar es la siguiente:
- La Planificación y previsión de la demanda
- Los stock mínimos y máximos y de puntos de pedido para diferentes tipos de Stock, como se ordenan los lotes económicos
- Investigue si los ratios de rotación de stock, está acumulado los inventarios o esta desabastecido
- El Costo de desperdicios (por obsolescencia, quebrantos)
- La Base de datos y gestión de Archivos
- Reducción del índice aceptable de variación en existencias
En el análisis de la gestión de inventarios se emplean técnicas y procedimientos de auditoria comunes, no obstante la solución o el enfoque, dependerán sustancialmente de la habilidad y pericia del auditor administrativo, algunas técnicas que se aplican, son:
- Sistemas de Stock máximos y mínimos
- Análisis de Pareto
- Sistemas ABC de clasificación de Stock
- Teoría General del control de inventarios
- Cálculo de lotes económicos
- Sistema gráfico de control
Adicionalmente es importante cruzar información interna (con presupuestos de producción, ventas etc.,) para abordar integralmente la gestión del inventario.
En resumen, la auditoria de gestión de inventarios, bajo la perspectiva del auditor de gestión, se enfoca en dar valor a la empresa, mediante el establecimiento de políticas, procesos y técnicas adecuadas de gestión que tienden a asegurar que la inversión realizada en los inventarios por una empresa u organización sea la más óptima.
