La evaluación por resultados, es un modelo de gestión, que está bastante impregnado en nuestra cultura organizacional, muchos ejecutivos Peruanos asumen este modelo de gestión como resultado del éxito o fracaso en su trabajo. Si bien la Evaluación de resultados permite cuantificar el impacto en los resultados de la organización producto del manejo de los recursos, el resultado es un indicador de gestión puramente cuantitativo; la evaluación de resultados, no es lo mismo cuando se realizan las memorias y se presentan los estados financieros cada fin de año, a lo mucho esto podría representar un autoevaluación de la alta gerencia, y carece totalmente de imparcialidad y de juicio técnico para apreciar con justicia la calidad de una gestión.
La evaluación por resultados emplea métodos técnicamente probados para examinar una gestión, este enfoque se encuadra dentro del modelo de administración por resultados, que es una filosofía de gestión que impulsó Peter Drucker en la década de los 60, y que luego fue enriquecida por otros enfoques modernos como el presupuesto cero, la auditoria empresarial hasta llegar el balanced scorecard, en nuestros días.
Un problema frecuente que se observa en las empresas, cuando usan este modelo de gestión, es atribuir a los resultados más de la importancia que realmente tienen, lo cual tiende a producir desaliento en aquellas personas que ven que sus esfuerzos no son reconocidos, porqué no son medibles, (caso las áreas de soporte) como otras áreas que sí son susceptibles de ser medidas cuantitativamente como producción o comercialización.
La evaluación de resultados no siempre representa pues, un método justo para examinar los resultados del trabajo de las personas, de hecho una empresa puede conseguir resultados espectaculares en cuota de mercado, ganancias económicas, etc. pero estos resultados pueden ser «maquillados», debido, entre otras cosas, a una situación favorable del mercado, a una acción particular de un funcionario clave, etc. En el lado positivo, está claro que los resultados cuantitativos son siempre más fáciles de medirlos.
Condiciones clave para tener éxito en la evaluación de resultados
Para que la evaluación por resultados tenga un impacto favorable en la gestión de la empresa, y sobre todo tenga justicia en el personal, es importante tomar en cuenta los siguientes pasos:
Especificar bien los objetivos
Los objetivos que no se pueden evaluar son un obstáculo para cualquier gestión, Los objetivos son evaluables siempre y cuando estén adecuadamente definidos y tengan como parámetros, indicadores expresados en forma de (Valores, Volumen, tiempo, costo, porcentaje). En la práctica, hay organizaciones que hacen alarde de su plan estratégico y sus planes no muestran ninguna coherencia con sus recursos o simplemente están mal definidos y más que dar dirección, entorpecen la gestión.
Especificar bien los objetivos es la primera condición para que la evaluación de resultados funcione en una organización, los objetivos que se formulen deben ser consistentes con los recursos y la capacidad de decisión de la persona que se va a evaluar.
Por otro lado, los objetivos tienen dimensión en el tiempo, involucran movilidad de recursos y al mismo tiempo, toma decisiones, es inconcebible ver cuando una organización evalúa a sus ejecutivos por sus resultados, cuando, por ejemplo, los recursos solicitados para su área lo atendieron con meses de retraso o cuando en el cargo tiene poco tiempo para producir los resultados que se le exige como meta.
Asegurarse de que las personas cuentan, no sólo con la responsabilidad, sino también con la autonomía suficiente para lograr los resultados, es un factor clave de una dirección sensata.
Por otro lado, es importante que los indicadores que se desarrollen tengan consistencia con las funciones del área a evaluar, y que las funciones cuenten con un margen de autonomía suficiente para la toma de decisiones, es decir se cumpla el principio del alcance del control.
¿Qué medir?
Los objetivos son resultados esperados y como tal involucran incertidumbre, los objetivos no deben manejarse de manera vertical y descendente, sino horizontalmente a través de equipos, para ello es muy importante tener equipos de profesionales con capacidad de contribución de equipo. (no profesionales apegados a un estilo de trabajo individual).
En la evaluación por resultados se evalúa básicamente los siguientes conceptos de gestión;
- Efectividad, ¿Se cumplió el objetivo?
- Eficiencia: ¿En qué medida se cumplió el objetivo?
- Economía; ¿Qué beneficios o ahorros produjo la gestión?
- Calidad, ¿Se realizó a la expectativas del cliente (interno y7o externo)?
Estos parámetros están referidos a evaluar la eficiencia, eficacia, economía y calidad en el manejo de los recursos según, sus objetivos, Políticas, Normas, Procedimientos, programas, Presupuestos y controles establecidos.
La eficacia en la gestión mide la capacidad del ejecutivo para lograr los objetivos propuestos en los plazos establecidos, la eficiencia, (el empleo de los recursos para lograr los objetivos), la economía, (las contribuciones de su gestión al colectivo de la organización) la calidad de trabajo (el resultado logrado en satisfacer a su cliente interno o externo).
Habitualmente los objetivos, se evalúan por su grado de cumplimiento y se le asigna un puntaje valorativo sobre una escala de puntos o porcentaje:
- Objetivos cumplidos dentro del pazo establecido : 100%
- Objetivos cumplidos fuera del pazo establecido: 80%
- Objetivos cumplidos con antelación al plazo establecido 120%
- Objetivos no cumplidos; 20%
Los planes y programas se evalúan por el grado de efectividad de su avance y logros de resultados parciales. Se puede cumplir planes y programas, presupuestos, pero haciendo un uso mayor de recursos, en este caso, se es eficaz, pero no eficiente.
En la evaluación de resultados no sólo debe medirse el grado de cumplimiento de los objetivos, sino también el criterio de eficiencia, economía y productividad. Es decir la calidad con que se maneja los recursos, así por ejemplo, podemos tener altos índices de cumplimiento de objetivos, pero si no somos capaces de manejar eficientemente los recursos, es decir no lo hacemos con criterios de maximización de recursos (economía), Optimización de tiempo y de errores (calidad), el resultado tendrá inconsistencia y estaría ocultando deficiencias de gestión que tarde o más temprano saldrán a relucir.
