Contribuye a una excelente gestión
La auditoría administrativa (A.A.) o de gestión es un método de control de gestión aceptado universalmente por la ciencia administrativa y también por las Entidades Gubernamentales de Países que tienen una tradición de cultura de ahorro y productividad, donde resulta ser una herramienta de control de gestión muy importante dentro sus órganos de control de gobierno.
¿Para qué sirve la auditoria administrativa?, ¿Con que fin se realiza?
En esencia sirve para prevenir los malos resultados de una gestión, ergo, lograr un excelente resultado en la gestión de cualquier organización. La A.A. contiene tecnologías administrativas, principios, métodos y prácticas de control de gestión, que permiten detectar deficiencias en el funcionamiento del proceso administrativo de una organización y establecer notables mejoras en cuanto a eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos.
La A.A. no obstante su larga vigencia en la literatura administrativa como herramienta de control de gestión y publicaciones realizadas al respecto por connotados especialistas, aún no ha logrado institucionalizarse como una práctica administrativa en nuestra gestión pública, perse el aumento en los problemas de gestión que atraviesan muchas entidades Públicas, que a diario oímos de prevendas, coimas, mafias, abusos de poder, desperdicios de recursos, etc.
La A.A. desde que apareció, ha sido mencionada con otras denominaciones: diagnóstico, control de gestión, auditoria operacional, análisis administrativo, diagnóstico de productividad, etc. todas estas denominaciones son válidas y han contribuido al conocimiento de la auditoria administrativa y su aplicación en las organizaciones, En la actualidad, la A.A. se concibe como una herramienta de control de gestión basada en solidos principios administrativos y buenas prácticas administrativas, que caracterizan a las organizaciones bien administradas.
La importancia de la auditoria administrativa da respuesta a cuatro interrogantes claves en torno a la gestión:
- ¿Cómo manejamos nuestros recursos realmente?
- ¿Por qué obtenemos tales resultados?
- ¿Cómo debería ser?
- ¿Qué deberíamos hacer?
Los directivos y gerentes de cualquier Institución, son valorados por los excelentes resultados en su gestión, en ese sentido, la A.A. se convierte en una valiosa ayuda para prevenir los malos resultados o sorpresas en la gestión, ya que la excelente gestión viene precedida de la aplicación de sólidos principios administrativos, y de gestión.
Los directivos más sagaces se anticipan a los resultados, no les gusta las sorpresas en los balances a fin de año, su gran preocupación está en cómo fortalecer su capacidad de gestión, a través de la A.A los directivos se informan: ¿Existe equilibrio entre recursos y capacidades en la organización para alcanzar los objetivos?, ¿Los poderes de decisión están adecuadamente distribuidos en la gente?, ¿Las reglas de juego establecidas en la empresa favorecen la eficiencia?, ¿Qué tan eficientes sus procesos de gestión de cara al cliente? Etc.
Disminuyendo los márgenes de error en la gestión, es posible anticipar excelentes resultados, sin tener que esperar a los informes contables para que nos informen los hechos y luego recién tomar decisiones correctivas
Algunas contribuciones importantes de la auditoria administrativa (o gestión) a las organizaciones, son:
- Ayuda a revelar las debilidades internas de los procesos de gestión de la organización, estableciendo la causa y efecto.
- Ayuda a reorientar las políticas y estrategias, cuando se ha perdido el rumbo de la organización.
- Ayuda a determinar los grados de eficacia y eficiencia en el desempeño de los mandos en el cumplimiento de los objetivos institucionales y departamentales.
- Ayuda a racionalizar la empresa, estableciendo un mejor uso de los recursos para la marcha de la gestión administrativa.
- Ayuda a la dirección a que los funcionarios descarguen sus responsabilidades de gestión.
- Ayuda a determinar la confiabilidad de los controles internos establecidos en cada una de las áreas..
- Evalúa el uso ineficiente y antieconómico de los activos.
- Localiza los cuellos de botella en la administración de las áreas.
- Ayuda a optimizar los sistemas de información y decisión de la entidad, estableciendo los sistemas de información ad hoc para la toma de decisiones, etc.
En realidad, no debería existir ninguna actividad fuera del control de la auditoria administrativa, los hechos administrativos más relevantes son revisados y analizados hasta determinar los hallazgos con sus causas y efectos, Los resultados de la aplicación de una auditoria administrativa permiten alinear la gestión administrativa en cada uno de los niveles de una organización con la misión y objetivos institucionales, y es la mayor garantía que puede tener directivo de una empresa para asegurar el éxito en su gestión
En posteriores entregas iremos analizando cómo realizar una auditoría del proceso administrativo.
