Las estructuras organizacionales están expuestas constantemente a las presiones externas (factores, del entorno, competencia, mercado) y también a las presiones internas, (cambios en la dirección, cambios en la producción, etc.) conforme pasa el tiempo, estas estructuras, si no son actualizadas, se convierten en problemas para los trabajadores que laboran en la misma. Algunos indicadores que reflejan esta situación, son:
- La displicencia administrativa con que se realizan las cosas
- La poca conectividad entre las áreas
- La falta de eficiencia en las tareas,
- La lentitud en la toma de decisiones,
- Las fugas de control o evasión de responsabilidades
- Desequilibrios en las cargas laborales, etc.
Todo esto entorpece la dinámica de la gestión administrativa, reduce la productividad y apaga el compromiso de los colaboradores. Muchos de estos síntomas se incuban en las etapas previas al crecimiento, cuando se está en bonanza, o cuando la orden es crecer a toda costa. Normalmente las estructuras deben seguir a una estrategia organizacional bien planeada con un objetivo de mediano y largo plazo; sin embargo en la práctica, esto no siempre es así, muchos gerentes prestan atención a la estructura organizacional, cuando ya el problema salió de los límites y no pueden controlarla.
Durante la etapa de crecimiento, es cuando se debe abordar el rediseño de la estructura organizacional, (es el momento ideal porque hay recursos y no hay presiones). El rediseño organizacional, contra muchos que pudieran pensar, no sólo se trata de cambios de organigramas o de funciones. En la actualidad cobra interés las estructuras planas, sin embargo esto va a depender de 05 aspectos básicos:
- ¿Qué cambios se requieren introducir en la estructura organizacional, dado los nuevos desafíos del entorno y del sector? La idea es diseñar la estructura con una proyección de crecimiento de 5 a 10 años.
- ¿Qué competencias organizacionales (nuevas habilidades y destrezas) se requieren desarrollar a futuro, teniendo en cuenta las demandas del entorno y su sector?
- ¿Qué barreras organizacionales, obstaculizan el cambio organizacional?, ¿Cómo afecta a las operaciones de la empresa, el marco legal, las condiciones laborales, la ubicación, el mercado laboral, etc.?
- ¿Qué “brechas” culturales hay que cerrar para que la estructura organizacional funcione como se desea? Comprender y analizar la cultura organizacional, es otro factor clave a tener en cuenta.
- ¿Qué tamaño de organización es el adecuado para el volumen de operaciones que realiza la empresa en el presente y de aquí a 5 o 10 años? Algunas interrogantes que se deben despejar son:
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- ¿Qué unidades organizacionales de trabajo se deben validar, cuales suprimir o fusionar?
- ¿Cuáles tipos de trabajo se deben agrupar y qué nombre deben llevar las unidades de trabajo?
- ¿Cuántas personas comprenderán una unidad?
- ¿Cuántas unidades de trabajo hay que vincular?
- ¿Qué mecanismo de gestión y control se necesitan?
- ¿Qué cadena de mando se necesita para vincular las áreas?
- ¿Cuáles son los ámbitos de control correctos?
- ¿Cuáles serán los nuevos roles de los ejecutivos?
- ¿Qué tipos de metas y métricas tendrán cada unidad?
- ¿Qué cambios se requieren realizar en la configuración fisca de los ambientes?
- ¿Qué información hay que compartir?, etc.
Los productos que se generan del rediseño organizacional, son:
- Creación de un marco legal que soporte los cambios en la estructura.
- Estructura organizacional ajustada.
- Flujos de trabajo rediseñados y métricas de desempeño para cada unidad
- Planes de dotación de personal
- Lista de puestos reubicados
- Lista de puestos y niveles suprimidos
- Reconfiguración de los espacios de trabajo.
En resumen: el rediseño organizacional, es resultado de un análisis concienzudo del Sector de operaciones de la organización, de su cultura, objetivos y planes de crecimiento, de los flujos de trabajo y las barreras organizacionales, los cuáles permiten dimensionar el tamaño de organización, precisar los niveles de decisión y el flujo de información que se requiere para lograr los objetivos organizacionales.
